Van onderbuikgevoel naar zeker weten: waarom NGO’s datagedreven werken moeten omarmen

Veel NGO’s werken al jarenlang hard om de wereld ten goede te veranderen. Ondertussen vraagt diezelfde wereld om steeds meer transparantie en verantwoording. En het liefst zo snel mogelijk. Toch blijven veel NGO’s op dezelfde manier werken, namelijk op basis van onderbuikgevoel en met rondslingerende Excel-sheets. Dat kan in deze tijd niet langer. In dit blog leggen we uit waarom datagedreven werken NGO’s kan helpen nóg meer impact te maken.

NGO’s zijn complexe organisaties die non-stop verschillende ballen hooghouden: verantwoording afleggen aan overheden, transparant zijn naar donateurs en medewerkers, nieuwe fondsen werven op basis van aantoonbare successen en ondertussen zelf van successen proberen te leren. Allemaal terwijl ze de wereld blijvend en positief proberen te veranderen. Die wereld is echter lang niet meer zoals het ooit was. Nieuwe technieken blijven zich ontwikkelen, de maatschappij verandert continu en de geldstromen ook. Toch werken veel NGO’s nog zoals ze jaren geleden deden. 

Medewerkers varen op de ervaring die ze in de loop der jaren hebben opgebouwd. Kennis van projecten zit daarom voornamelijk in de hoofden van die medewerkers. Ook voeren ze projecten daardoor iedere keer op vrijwel dezelfde manier uit. Hoe weet je met zo’n werkwijze dat je het onderste uit de kan haalt?

Onvoldoende grip op projecten

Werken op basis van onderbuikgevoel en ervaring is niet ideaal. Je mist inzicht, omdat je onvoldoende grip hebt op het verloop en de resultaten van projecten. Daardoor kun je ook niet van projecten onderling leren. Wat werkt in het ene project kan mogelijk ook succesvol zijn in een ander project. Maar daar kom je nooit achter als je informatie niet beschikbaar maakt en met elkaar deelt. Daarnaast zorgt weinig inzicht ervoor dat je het beschikbare budget niet optimaal besteedt. Misschien pomp je wel geld in een project dat met minder kosten net zo goed verloopt. 

Voordelen van datagedreven werken

Wanneer je datagedreven werkt, stuur je niet langer op onderbuikgevoel, maar op data. Je legt de belangrijkste gegevens uit jouw projecten vast in een centraal systeem. Door die data te analyseren, ontdek je hoeveel impact jouw NGO daadwerkelijk maakt. Daardoor kun je onder andere:

  • Beter leren van wat goed en minder goed gaat
    Doordat je je inzet monitort en vastlegt, ontdek je wat wel en niet werkt. Op die manier ontdek je sneller welke projecten door moeten gaan en met welke je beter kunt stoppen. Ook kun je door informatie over succesvolle projecten onderling uit te wisselen soortgelijke activiteiten efficiënter te maken.
  • Sneller en beter sturen en rapporteren
    Precies weten hoe je projecten verlopen, zorgt ervoor dat je meer grip krijgt op wat er dagelijks moet gebeuren. En dankzij overzichtelijke rapportages informeer je het management beter, waardoor ze eenvoudiger de koers van de organisatie kunnen bepalen. Daarnaast ben je beter én sneller in staat om verantwoording af te leggen.
  • Jezelf dwingen kritischer te zijn
    Oké, je werkt al jaren op een bepaalde manier. Maar levert dat maximaal haalbare impact op? Datagedreven werken zorgt ervoor dat je op basis van data kunt toetsen of jouw werkwijze het hoogst mogelijke resultaat oplevert. En je kunt ermee ontdekken hoe het anders kan.
  • Je geld efficiënter besteden
    Doordat je alles vastlegt, weet je precies waar je budget naartoe gaat én wat het oplevert. Dat zorgt ervoor dat je beter kan bepalen welke projecten meer of minder middelen nodig hebben. 
  • Je donor beter informeren
    Jouw donor wil precies weten waar zijn geld naartoe gaat. Omdat je alles vastlegt in een centraal systeem kun je dat nauwkeurig inzichtelijk maken. Daardoor breng je sneller en accurater je donor op de hoogte van het effect van zijn of haar gift.

Zo begin je met datagedreven werken

Sommige NGO’s zijn al een heel eind op het gebied van datagedreven werken. Andere organisaties hebben nog een weg te gaan. Wat zijn eerste stappen die je kan zetten?

  1.  Zeg gedag tegen rondslingerende Excel-sheets en losse Word-documenten. Begin met het opslaan van je data in een centraal systeem. Dat zorgt ervoor dat je gegevens maar één keer hoeft in te voeren en dat iedereen dezelfde informatie gebruikt.
  2. Begin met kleine proefprojecten. Op die manier maak je de stap naar datagedreven werken behapbaar. Start bijvoorbeeld met één project in een bepaalde regio. Gaat dat goed? Breid dan uit.
  3. Heroverweeg je aannamebeleid. Neem meer mensen aan die het gewend zijn om met data te werken. Haak eventueel ook (externe) dataspecialisten aan.
  4. Neem je huidige medewerkers mee in de transitie. Organiseer webinars om het belang van datagedreven werken te benadrukken. Zorg ervoor dat je actief kennis uitwisselt, bijvoorbeeld met tutorials over hoe je met het centrale systeem werkt. Laat medewerkers meelopen met projecten die al succesvol datagedreven werken.

Zet nu je eerste stap

Of je al bezig bent met datagedreven werken of nog compleet moet beginnen, de druk staat op de ketel. Als je de komende jaren de resultaten van je projecten niet kunt aantonen, is de kans zeer groot dat financiers binnenkort de geldkraan dichtzetten. Ben daarom bereid om kritisch te kijken naar hoe het anders kan. En als NGO-medewerker weet je als geen ander: verandering begint met het zetten van een eerste stap.

Een High-Impact NGO werkt volledig datagedreven. Wil je ervaren hoe dat is? Meld je dan samen met een collega aan voor ons simulatie event op 22, 23 en 24 juni! 

Of doe de quickscan en kom er binnen 10 minuten achter hoe jouw NGO ervoor staat op het gebied van datagedreven werken! Je ontvangt direct het scorerapport in je mailbox!